近年来，视频会议的应用越来越广泛，已成为一种通讯工具，同时它更是一个行之有效的提高企业员工工作效率的途径。而视频会议不只省钱，它打破了传统的会议模式，使得会议不局限于地理位置，可以在任何时间跨地域进行面对面的视频交流，不必奔波于劳累的旅途中。

一、办事处的特点

各机构办事处作为一个独特的角色存在于社会中，它是各企业机构在各个地方联系的桥梁，这就明显的意味着办事处的分散性。它有以下的特点：

1. 人员少
2. 可控资金少
3. 与总部联系频繁
4. 需要经常召开各种会议
5. 需要经常出差
6. 主要负责人为首席代表或办事处经理
7. 办事处设备采购需上报总部

二、举例说明

假如一公司总部在香港，另外在北京、广州、上海分别设有办事处，为了了解各地详细的情况，总公司每个月要到各办事处视察一次（实际上远远不止一次）。下面我们来做个成本效益分析：

1. 传统的会议模式
   
   设定总公司人员的视察路线为：香港--上海--北京--广州--香港，每个地方呆一天。香港到上海的机票约1600元，上海到北京的机票约800元，北京到广州的机票约1400元，广州到香港机票约1500元。每个地方的食、宿、车费、电话费等为1500元。

   结果：

   • 资金费用方面
     视察一次/月，总的花费约为9800元/人（1600＋800＋1400＋1500＋1500×3＝9800），一年的视察费用约为117，600元/人。
   • 时间方面
     赶赴机场和等候的时间平均为3小时，飞行平均为2个小时，再加上班机延误的时间，每次视察平均为3－5天，一年总的时间花费约为50天。
   • 旅途的劳累和不安全、家人的担心
     来回奔波于旅途中，人会很劳累，再加上最近飞机事故的发生，不安全因素大大增加，家人的担心更是加重。
   
   
   
   
2. 采用视频会议模式
   
   北京、香港、广州采用创视通的Videocon S128，上海采用Videocon MP384，这样每次只须在总部就可以和其他办事处进行面对面的交流了。Videocon S128 的价格为25,000元/台，Videocon MP384的价格为60,000元。

   结果：

   • 资金费用方面
     
     • 设备投入
       总的投入价格为135,000元（25,000×3＋60,000）。
     • 电话费用
       ISDN的基本月租费为30元/月，通信费为每B通道0.07元/6秒，至香港的通信费为每B通道0.20元/6秒。要进行会议，上海3根ISDN，其他3地各一根，总的月租费为180元（30×6）；通信费为每小时408元（2×0.07×600×2＋2×0.20×600）。按每月开一次会，会议为2个小时，一年总的ISDN费用为11952元（180×12＋408×2×12）。
       这样，一年总的资金费用为146,952元（135000＋11952）。
   • 时间方面
     按每月开一次会，会议为2个小时，一年总的时间花费仅为24小时。
   • 无须奔波于劳累的旅途中
     只要坐在办公室就可以与各地面对面的交流

三、办事处视频会议的优点

从上面的例子比较来看，采用视频会议有以下优点：

1. 省资金
   按每月视察一次算，不到一年就可以收回成本。
2. 省时间
   按每月视察一次算，一年可以节省约50天。
3. 省精力
   不用来回奔波于旅途中，只需坐在办公室就可以面对面交流。
4. 高效率
   节省了时间、精力，工作效率自然就提高了。
5. 吸引客户
   实际上，办事处不只与总部、办事处之间联系，有时经常会与客户联系，而这种联系已不是原有的音频电话可以满足的，为了更详细、贴切的与客户进行交流，就必须面对面的交流，而苦于地理位置的限制，直接的面对面接触也不是很方便。在这种情况下，视频会议就会很轻松地满足面对面交流的需要。如果你没有视频会议，而别的同行业办事处有，这时它与客户的交 流就很方便，这也就在无形中失去了很多客户。